Yritysmaailma muuttuu luonteeltaan globaalimmaksi ja etätyöntekijöiden määrä kasvaa kasvamistaan, mikä tekee myös videoneuvotteluista entistä tärkeämmän työvälineen. Tutkimuksemme mukaan 40 % työntekijöistä eri puolilla maailmaa osallistuu videoneuvotteluihin. Kiinassa tämä luku on jopa 61 % ja Meksikossa 60 %. Onnistunut videoneuvottelu edellyttää kuitenkin huolellisia valmisteluja, ja kameran käynnistäminen on vain pieni osa kokonaisuutta.
Pidä mikrofonia silmällä: Aloita perusasioista ja tarkista laitteiston asetukset. Useimmissa videoneuvotteluohjelmistoissa on mahdollista varmistaa mikrofonin ja verkkokameran toimivuus testien avulla. Kun neuvottelu alkaa, pidä sormesi mikrofonipainikkeen lähellä. Mikrofoni on lähtökohtaisesti hyvä mykistää muiden henkilöiden puhuessa, jotta se ei kerää häiritseviä taustaääniä. Ole silti valmis poistamaan mykistys heti, kun on sinun vuorosi puhua.
Valmistele tila: Tarkista kameran paikka ja asento – matala kuvauskulma ei imartele osallistujia, ja se voi helposti myös häiritä heitä. Muista lisäksi valita hyvin valaistu tila neuvottelua varten, jotta muut osallistujat näkevät sinut ongelmitta. Jos päivä on aurinkoinen, verhojen sulkeminen ja tilassa sivummalla olevan lampun käyttö voivat olla tarpeen heijastusten ehkäisemiseksi.
Keskity: Voit ehkä tarkistaa sähköpostisi ja tehdä muita töitä pitkien puhelujen aikana, mutta videoneuvottelut eivät visuaalisuutensa vuoksi tarjoa samanlaisia vapauksia. Järjestä neuvottelu paikassa, jossa ei ole häiriötekijöitä – siten pystyt kiinnittämään helpommin huomiota tärkeisiin asioihin. Jos kotitoimistossasi on liikaa meteliä, voit varata kokoustilan paikallisesta Regus-toimipisteestäsi.
Oman kuvan tuijottaminen neuvottelun aikana on helppoa ja houkuttelevaa, mutta yritä silti ylläpitää katsekontaktia kameran kanssa erityisesti silloin, kun puhut itse. Tämä luo vaikutelman siitä, että katsot muita osallistujia silmiin. Jos katsot toiseen kohtaan näytöllä, katseesi näyttää harhailevan jossakin muualla (vaikka keskittyisit tilanteeseen täydellisesti).
Osallistu ja osallista: Jos järjestät videoneuvottelun itse, suhtaudu siihen kuin perinteiseen, kasvokkaiseen koulutukseen. Käytä osallistujien nimiä, kysy heiltä kysymyksiä varmistaaksesi, että he kuuntelevat sinua, ja muista katsoa kameraan. Älä pelkästään lue diojasi ääneen (osallistujat voivat tehdä sen itsekin, jos heillä on PowerPoint-tiedosto esityksestäsi). Jos olet neuvottelussa osallistujana, osoita nyökyttelemällä olevasi samaa mieltä asioista ja esitä rohkeasti kysymyksiä. Muista poistaa mikrofonin mykistys, katsoa kameraan ja esitellä itsesi, ennen kuin alat puhua (”Hei, olen [nimi]. Haluaisin kysyä, miksi…”).
Kun noudatat videoneuvottelujen kohdalla samoja periaatteita kuin henkilökohtaisessa tapaamisessa johtokunnan kanssa ja toimit yhtä ammattimaisesti molemmissa tilanteissa, taitosi kehittyvät nopeasti.
