Modernin yrityskiinteistötiimin tehtävänä ei ole ainoastaan hallinnoida rakennuksia ja tiloja, vaan tarjota ympäristö, joka lisää ihmisten hyvänolontunnetta ja saa heidät työskentelemään paremmin, eli tilan, joka houkuttaa osaajia.
Tavoitetta on vaikea saavuttaa, jos yhtiö on täynnä pitkäaikaisesti vuokrattuja joustamattomia, kalliita ja perinteisiä työtiloja ja jos sillä on liikaa alueellisia toimitiloja.
Neliömetreihin perustuva vuokra kattaa Actium Consultin mukaan vain noin 35 prosenttia toimitilojen kokonaishinnasta. Kun huomioon otetaan vielä piilotetut lisäkustannukset, on järkevämpää ottaa käyttöön joustava salkkustrategia, jossa on useita vähemmän maksavia vaihtoehtoja. HBR:n mukaan IBM:n, AT&T:n ja Dun & Bradstreetin kaltaiset yhtiöt ovat säästäneet miljoonia dollareita järkevän kiinteistönhallinnan avulla.
Inspiroivan työtilan hankkiminen on yksi monesta eri tekijästä, johon kiinteistöammattilaisten tulisi vastata nopeasti muuttuvassa työmaailmassa. Näin sanoo Savillsin maailmanlaajuinen tutkimuspäällikkö Yolande Barnes, European Cities 2017 -raportin tekijä.
Barnesin mukaan ”Omaisuus tarkoitti ennen tulosta ja voittojen maksimointia – ylivertaisia A-luokan toimistosta, kustannuksia neliömetriä kohti sekä sijaintia. Nyt tärkeintä on inhimillisen pääoman houkuttelu.
”Yleisesti ottaen nämä vanhanaikaiset tilat ovat alueilla, joissa on vain vähän työkilpailua, kuten taustatoimiston toiminnoissa. Kun on olemassa vain vähäinen määrä nuoria ja lahjakkaita ihmisiä – kuten digitaalialoilla – työtilalla alkaa olla merkitystä.”
Paikkoja, joissa ihmiset haluavat olla
Mikä vain ala, jossa tilaosasto on – oli kyseessä sitten vakuutus, rahatalous tai nopeasti liikkuva tekninen ala – on nykyisin sellainen, jossa tilaa pitäisi ajatella vähemmän sen sisältämien neliömetrien suhteen ja enemmän paikkana, jossa ihmiset haluavat elää, tehdä työtä ja olla onnellisia.
Tämä painopisteen muutos voi olla syynä Savillsin havaitsemaan ilmiöön, eli siihen, että uudelleensijoituspäätöksiä tehdään useammin henkilöstöosaston kuin tilojen tarpeiden mukaan. Kiinteistötiimien tulee tehdä nyt läheistä yhteistyötä henkilöstöosastojen kanssa, joiden suurin huolenaihe on houkutella osaavia työntekijöitä löytämällä oikea työtila oikeassa naapurustossa oikeassa kaupungissa.
Sijainteja valitessaan yhtiöiden tulisi pohtia, vetäisikö jonkun kaupungin keskustan liiketoimialue (CBD) osaajia puoleensa. Esimerkiksi teknologiaosaajat haluavat usein asua CBD-alueilla. Näillä alueilla tila kuitenkin usein loppuu ja vuokrat ovat korkeita. Näin on käynyt mm. Tukholmassa ja Dublinissa. Savillsin raportissa huomautetaan, että ”kuten monessa muussa Euroopan kaupungissa, on olemassa tarve rakentaa monikäyttöinen kaupunkinaapurusto, josta pääsee hyvin keskustaan.”
PwC-tutkimus antaa myös vastauksen kyseiseen monikäyttörakentamisen tarpeeseen. Raportissa, joka on kirjoitettu Urban Land Instituten kanssa ja jonka nimi on Trends in Real Estate® Europe 2017, mainitaan Hampuri, johon rakennetaan miljardin euron sijoitus uuteen HafenCityyn (satamakaupunki), Lyons, jossa monikäyttöiset asuintilat ovat osa Part-Dieun CBD:n uutta kehityssuunnitelmaa, ja Oslo, josta tulee entistä sykkivämpi ja kestävämpi kaupunki monikäyttötilojen merkittävän rakentamisten ansiosta.
Joustavuus ja työelämän tasapaino
Another trend that property departments need to accommodate, if they aren’t already, is flexible working. Over 50% of workers now work outside the main office for 2.5 days a week or more, according to the Regus Workplace Revolution report.
Raportin mukaan aiempiin vuosiin verrattuna on enemmän konsultteja ja freelance-työntekijöitä sekä vanhempia työntekijöitä, jotka tekevät työtä eläkeiän yli ja haluavat lisää vapautta tehdä työtä joustavasti.
Joustavissa tai toimintoperustaisissa työtiloissa toimimisen mahdollistaminen, vaikka vain osankin viikkoa, ei vain houkuttele henkilökuntaan osaajia – se voi tuoda yhtiöille merkittäviä pöytätilasäästöjä. Vaikka vuokrista on tullut viimeisten 30 vuoden aikana useimmissa kaupungeissa lyhyempiä ja joustavampia, elin- ja vuokrakustannukset ovat suurimmissa kaupungeissa korkeita – 88 800 dollaria työntekijää kohti Lontoossa ja 111 900 dollaria New Yorkissa Savillsin Live/Work-indeksin mukaan.
Barnes suosittelee, että kiinteistöjohtajat tarkastelevat myös muita työtiloja, kuten jaettuja tiloja tai studioita, jotka on aseteltu tavalla joka edistää coworkingia tai cocreationia. Tällaiset tilat sopivat paremmin uusiin joustaviin työtyyleihin, työntekijöiden elämäntyylivalintoihin sekä eri sukupolvien tarpeisiin. Ne tarjoavat paikkoja tavata kiinnostavia ryhmiä ja tehdä yhteistyötä helpommin.
Oppitunnit pienemmiltä firmoilta
Maailmanlaajuisilta yrityskiinteistötiimeiltä on kestänyt vuosikymmeniä oppia pienten, luovien yhtiöiden vuosikausia tietämä asia – motivaatioon kannustava työtila houkuttelee osaajia.
Viestintätoimisto AB, joka siirsi toimintonsa Bermondseyhyn kaksi vuotta sitten, valitsi tietoisesti avotilat eräässä Lontoon vanhimmista tiloista. Alueella on trendikäs boheemi tunnelma, paljon ruokapaikkoja, joihin viedä asiakas, sekä paikkoja, joissa käydä drinkillä töiden jälkeen. Henkilöstö pääsee myös sinne helposti.
Chris Winning, AB:n asiakaspalveluosaston johtaja, sanoo: ”Yritykset ovat edenneet paljon joustavan työskentelyn suhteen ja sen suhteen, miten toimitilat on järjestetty. Pienemmät yritykset, jotka eivät voi antaa henkilökunnalle rahaa, jonka nämä saisivat isommissa yhtiöissä, ovat joutuneet ajattelemaan joustavasti ja luovemmin pidempään.”
Tulevaisuuden työpaikka on ketterä, siihen liittyy avoimen suunnitelman mukaan laadittuja toimintaperustaisia tiloja, istumavaihtoehtoja aina saapumisjärjestyksessä jaettaviin pöytiin sekä erillisiä alueita yhteistyölle ja yksityiselle työlle. Kun käytössä ovat kaikki suuren yhtiön resurssit, strategiansa muuttamiseen sitoutuneet yhtiöt voivat tarjota inspiraatiota tavalla, josta pienet yhtiöt voivat vain haaveilla.
Ota Regusiin yhteyttä havaitaksesi, kuinka kiinteistötiimi voi inspiroida vähempään tilankäyttöön hyödyntämällä mielikuvitusta ja oikeaa työtilaa oikeassa paikassa.
