Varjokuva kahdesta päästä

Tuottavuus

Miksi puhuminen on hyvästä

Miten etätyönteon yleistyessä voidaan varmistaa tehokas kommunikointi hyväksi havaitun vanhanaikaisen keskustelemisen muodossa? Alison Coleman raportoi.

 

Digitaaliteknologia on muuttanut viestintätapojamme kasvokkaisen viestinnän kustannuksella. Kuten psykologi Susan Pinker kirjassaan The Village Effect toteaa, ”Olemme kehittyneet evoluution näkökulmasta lyhyessä ajassa ryhmässä asuvista, muiden eleitä ja tarkoituksia tarkasti lukevista kädellisistä yksineläjiksi, jotka keskittyvät vain oman näyttönsä tapahtumiin.”

Se ei ole yhtä ilmeistä missään muualla kuin modernilla työpaikalla, jossa työntekijät – erityisesti yhä useammat etä- ja matkatyöläiset – ovat yhä riippuvaisempia sähköposteista, tekstiviesteistä ja pikaviesteistä yhteydenpidossa kollegoiden kanssa. Ja koska Cancer Research UK:n tutkimuksessa(1) paljastui, että millenniaalit (jotka edustavat 75 prosenttia työvoimasta vuoteen 2030 mennessä(2)) suosivat verkkojutustelua kasvokkaisen keskustelemisen sijaan, trendi vaikuttaa jatkavan vahvana.

Näytä kasvosi

Vaikka digitaalisten yhteyksien silkka nopeus vaikuttaakin päihittävän aikaa vievän fyysisen kanssakäymisen, työpaikan kasvokkaisten keskusteluiden tärkeyttä ei tulisi aliarvioida. Tutkimusten mukaan muiden kanssa käytävän säännöllisen jutustelun sivuuttaminen – olivat muut sitten kollegoita tai muita lähellä olevia ihmisiä – voi vaikuttaa negatiivisesti paitsi terveyteen ja onnellisuuteen myös tuottavuuteen.

Kasvokkaisista keskusteluista saatava elämänlaadun parannus ei toistu, kun aikaa vietetään muiden kanssa verkossa(3). Oregon Health & Science Universityn tutkimuksen(4) tulokset olivat jokseenkin huolestuttavia, sillä niiden mukaan vähäinen kasvokkain vietetty aika lähes kaksinkertaistaa riskin sairastua masennukseen.

Lisäksi Hewlett Packardin tutkimus(5) osoitti, että ajoittaiset keskustelut työkavereiden välillä voivat nostaa suorituskykyä 20 prosenttia, kun taas toisen tutkimuksen mukaan 72 prosenttia työntekijöistä, joilla on paras ystävä töissä, oli tyytyväisiä työhönsä.

Käytä ääntäsi

Sosiaalisia yhteyksiä pitäisi pitää yhtä lailla ihmisen perustarpeena kuin ravintoa ja untakin, sillä niiden vajaus voi vaikuttaa negatiivisesti mielialaan, ajattelutapaan ja suoritustasoon. Mutta jos töitä tekee etänä, kuka sen huomaa?

”Etätyöskentelyn negatiivisen vaikutuksen ensimmäisiä varoitusmerkkejä ovat päivittäisten sosiaalisten asioiden sivuuttaminen, esimerkiksi se, kun työntekijä unohtaa toivottaa kollegalle hyvää syntymäpäivää tai keksii tekosyitä välttääkseen kokouksia, joissa on oltava fyysisesti läsnä”, kertoo käyttäytymisasiantuntija Richard Daniel Curtis. ”Tämän jälkeen voi tulla ilmi, ettei esimies tiedä, mitä työntekijä tekee projektissa tai missä vaiheessa työnkulkua tämä on.”

Organisaatioiden on tunnistettava kasvokkaisen kommunikoinnin edut ja rohkaistava työkavereita keskustelemaan enemmän keskenään. Mutta miten keskusteluja – joissa eri ajatuksia ilmaisevat kehonkieli ja kasvojen ilmeet ovat olennaisia – voidaan edistää, kun niin monet työskentelevät etänä?

Perinteinen puhelin jättää digitaaliset viestintäkanavat taakseen siinä, että se mahdollistaa intonaation hyödyntämisen keskusteluissa. Äänensävy antaa sanoille syvyyttä ja tunnelatausta ja antaa vihjeitä siitä, millaisia tuntemuksia keskustelu toisessa herättää. Tekstiviestit ja sähköpostiviestit ovat kirjoitettuja sanoja, jotka vastaanottaja voi tulkita haluamallaan tavalla ilman äänensävyn tai kehonkielen apua.

Skypen ja Google Hangoutsin kaltaiset visuaaliset viestintäkanavat mahdollistavat kehonkielen, kuten katsekontaktin ja käsien liikkeiden, paremman hyödyntämisen keskustelussa tehden niistä seuraavaksi parhaan vaihtoehdon kasvokkaisen keskustelun jälkeen.

Kaksi teekuppia, joiden päällä on puhekuplat

Työkavereiden väliset keskusteluhetket voivat asiantuntijoiden mukaan parantaa suoritustasoa 20 prosenttia

 

Pidä videoneuvottelu

Keskustelukumppanin kasvojen näkeminen voi olla tekijä, joka erottaa onnistuneen keskustelun epäonnistuneesta. Mahdi Roghanizad ja Vanessa K Bohnsin tekemän tutkimuksen(6) mukaan kasvokkain tehty pyyntö toteutuu 34 kertaa useammin kuin sähköpostin välityksellä tehty. Hyvä uutinen on se, että nykypäivänä ”kasvokkainen” keskustelu voidaan toteuttaa vaivatta Skypen tai muun videoneuvottelutyökalun avulla. Toisin kuin sähköpostittelussa, tai edes puhelimessa juteltaessa, video näyttää keskustelukumppanin kehonkielen – tarjoten arvokkaita visuaalisia vihjeitä, jotka voivat auttaa keskustelun ymmärtämisessä.

Stuart Duff, joka toimii yrityspsykologia-alan yrityksen Pearn Kandolan johtajuuskehityspäällikkönä, on sitä mieltä, että johtajien on määritettävä videoneuvottelun käytännöt. Yrityksen tekemä tutkimus osoitti, että menestyneimpinä pidetyt johtajat hyödynsivät usein videoneuvotteluja puhuakseen tiimeilleen ja sisällyttivät kokouksiin ”sosiaalista aikaa”.

”Tämän ansiosta tiimit pystyivät vaihtamaan kuulumisia ja nauttimaan toistensa seurasta ennen liiketoiminta-asioihin keskittymistä”, Duff kertoo. ”Vähiten tehokkaat johtajat luottivat liikaa sähköpostiin tai puhelinneuvotteluihin, koska he uskoivat videoneuvottelujen olevan liian vaikeita säännölliseen käyttöön. Haasteet johtuvat todellisuudessa johtajien asenteista ja ajattelutavoista.”

Rupattele

Myös käytävän keskustelun tyypillä on merkitystä. Vaikka toimiston rentoa jutustelua on ennen paheksuttu, organisaatiopsykologi, professori Sir Cary Cooper uskoo, että se on ensiarvoisen tärkeää tiimihengen ja suoritustason kannalta.

”Kaikki haluavat sosiaalisten tarpeidensa täyttyvän”, hän kertoo. ”Jutustelu voi koskea jalkapallo-ottelua, elokuvaa, lapsia, kotiongelmia tai mitä tahansa muuta asiaa. Sen tarkoituksena on kehittää suhdetta, ja mitä enemmän sitä tekee, sitä enemmän oppii toisesta ja sitä parempi suhde keskustelijoiden välille muodostuu, mikä puolestaan parantaa tuottavuutta.”

Tätä tukevat myös tutkimukset, joiden mukaan ihmiset olivat vähemmän tuottavia ja suoriutuivat huonommin tehtävistään, mikäli jutustelu ei ollut mahdollista(7).

Pura kulttuuriset esteet

Toinen syy tämän viestintämuodon suosion laskuun voi juontaa juurensa siitä, että niin monet työyhteisöt ovat nykyään monikulttuurisia, jolloin eri taustoista peräisin olevien kollegojen väliset mahdollisesti kömpelöt keskustelut voidaan korvata sähköpostiketjuilla. Sähköpostit ja niiden sisällöt ovat kuitenkin pahamaineisen vaikeasti tulkittavia.

Vastapuolen äänensävy tai viestin kiireellisyys on vaarallisen helppoa ymmärtää väärin. Jopa tervehdyksen muodollisuus, oli kyseessä sitten ”Hei”, ”Terve” tai viesti ilman tervehdystä, voidaan tulkita monella eri tavalla lukijasta riippuen. Kun tähän ynnätään mahdollinen kielimuuri ja kulttuuriset erot, viesti voi olla vieläkin vaikeampi ymmärtää oikealla tavalla.

”Joissakin kulttuureissa on täysin erilaiset tavat aloittaa keskustelu tai rakentaa luottamusta, joten on tärkeää käyttää aikaa tämän ymmärtämiseen”, toteaa Paul Smith, työpsykologi ja WiseAmigon perustaja. ”Pyrimme tajuamattamme keräämään mahdollisimman paljon tietoa muokataksemme tapaamme kommunikoida ja vaikuttaa muihin. Voimme kehittää viestintälihaksiamme ja tulla paremmiksi kommunikoinnissa ja suhteiden luomisessa tekemällä sitä usein.”

 


Alison Coleman tuottaa säännöllisesti sisältöä Ison-Britannian Guardian Small Business Networkille ja kirjoittaa myös Director-lehteen, joka on UK Institute of Directorsin jäsenjulkaisu

Lähteet:

(1) https://www.independent.co.uk/news/health/millennials-social-media-cancer-research-uk-study-a8182211.html

(2) https://www.wired.com/insights/2013/08/the-rise-of-the-millennial-workforce/

(3) http://psycnet.apa.org/record/2003-99636-019

(4) https://www.psychologytoday.com/us/blog/the-athletes-way/201510/face-face-social-contact-reduces-risk-depression

(5) http://www.hpl.hp.com/techreports/94/HPL-94-23.pdf

(6) https://hbr.org/2017/04/a-face-to-face-request-is-34-times-more-successful-than-an-email

(7) https://blog.trello.com/surprising-cognitive-benefits-of-small-talk-at-work