Onnistuneen ajanhallinnan salaisuus piilee persoonallisuuden vahvuuksien hyödyntämisessä. Oletko toimintasankari, diiva, työmyyrä, myötäilijä vai perfektionisti? Matthew Jenkin raportoi.
Loputon määrä erilaisten valmentajien ja sovellusten kaltaisia palveluita ja tuotteita lupaa auttaa hallitsemaan työmäärää paremmin ja parantamaan tuottavuutta. Mutta miksi markkinointipuolen Anni vaikuttaa selviytyvän päivästään niin vaivattomasti merkaten tehtäviään tehdyiksi samalla, kun sinä olet vasta listasi puolivälissä työpäivän tullessa täyteen? Siksi, koska tehokas ajanhallinta ei riipu tehtyjen työtuntien määrästä – se riippuu persoonallisuudesta.
Työnantajat ovat jo pitkään epäilleet, ettei yhden koon lähestymistapaa ole, ja
Myers-Briggs Type Indicatorin (MBTI)(1) kaltaiset persoonallisuustestit ovat nostaneet suosiotaan, kun yritykset pyrkivät arvioimaan työntekijöitä. MBTI:n menestyminen johtuu monien mukaan sen yksinkertaisuudesta. 93 löyhästi Carl Jungin työhön pohjautuvan kysymyksen myötä testi jakaa työntekijät 16 eri tyyppiin: yhdistelmään introvertteja, ekstrovertteja, ajattelijoita, tuntijoita, tuomitsevia ja tarkkailevia.
Myös johdon konsultti ja käyttäytymisasiantuntija Beverly Flaxington on sitä mieltä, että minkä tahansa ajanhallintamenetelmän onnistuminen riippuu siitä, että työntekijöiden yksittäiset käyttäytymismallit otetaan huomioon.
”Muistan vuosia sitten palkanneeni henkilön auttamaan minua siistimään ja parantamaan tehokkuuttani. Hän laittoi kaiken laatikkoihin ja piilotti ne näkyvistä”, hän kertoo. ”Olen erittäin visuaalinen ihminen ja haluan, että asiat ovat kasvojeni edessä, joten muutos oli minulle liikaa. Pystyin hädin tuskin työskentelemään. Silloin aloin ymmärtää, että kunkin yksilön luonnollinen persoonallisuus on otettava huomioon.”
Mitkä ovat siis viisi yleisintä persoonallisuustyyppiä ja miten käyttäytymismalleja voidaan hyödyntää ajanhallinnan parantamiseksi?
1. Toimintasankari
Ihmenaisen tai Teräsmiehen tavoin tämä henkilö juoksee palavaan rakennukseen odottamatta palokunnan saapumista paikalle. Jos hänelle antaa mahdottomalta vaikuttavan listan tehtäviä, hän suoriutuu niistä salamaakin nopeammin. Akilleen kantapää on kuitenkin Flaxingtonin mukaan se, että pyrkiessään tyhjentämään päivän tehtäväluetteloa häneltä voi jäädä joitain asioita huomaamatta.
Ajanhallintamuutos: Nämä henkilöt ovat tuloshakuisia ja toimivat usein ajattelematta juurikaan tehtävän kiireellisyyttä tai tärkeyttä, kertoo Susy Roberts, joka on ihmisten kehitykseen keskittyvän Hunter Roberts -konsultointiyrityksen päävalmentaja ja perustaja(2). Hän neuvoo tämän tyypin edustajia ottamaan askeleen taaksepäin ja miettimään huolellisesti, mitä olisi tehtävä ensimmäiseksi, suoraan uusien tehtävien kimppuun käymisen sijaan.
Stephen Covey, joka on kirjoittanut teoksen Seven Habits of Highly Effective People(3), on samaa mieltä ja ehdottaa tehtävien pisteyttämistä neljällä mittarilla: tärkeä/ei-tärkeä ja kiireellinen/ei-kiireellinen.
2. Diiva
Hauskaa seuraa työpaikan juhlissa, mutta keskusteluun käytetyn ajan perusteella on ihme, että hän saa mitään aikaiseksi. Diiva voi olla pirteä, ystävällinen, puhelias ja hauska, mutta päivät kuluvat umpeen niin, että vain harvoja tehtäväluettelon töitä on edes aloitettu. Robertsin mukaan diivan taipumus kehuskella saavutuksillaan voi luoda kuvan, että tämä olisi paljon todellista tuottavampi.
Flaxington kuvailee: ”Yllättäen aika on täysi. Hän uskoi saavansa 15 asiaa tehtyä päivän aikana, mutta todellisuudessa hän on keskustellut ja nauttinut olostaan huomaamatta ajan kulumista.”
Ajanhallintamuutos: Nämä henkilöt hyötyvät merkittävästi strategian käyttämisestä. Jos tehtävänä on suuri projekti, se kannattaa Flaxingtonin mukaan jakaa pieniin osiin, lisätä osatehtävät kalenteriin ja asettaa muistutuksia. Pääkalenteri pitää työtapahtumat ja vapaa-ajan tapahtumat yhdessä paikassa, jolloin aikatauluttaminen onnistuu nopeammin ja helpommin ja uudelleenjärjestelyjä tarvitaan vähemmän.
Myös sähköpostin hallinta on ensiarvoisen tärkeää. Keskimäärin yli neljännes työntekijän päivästä kuluu sähköpostiviestien lukemiseen ja niihin vastaamiseen McKinsey Global Instituten vuoden 2012 tutkimuksen mukaan(4). Sen mukaan sähköposti on toiseksi eniten työntekijöiden aikaa kuluttava tekijä heti ”roolikohtaisten tehtävien” jälkeen.
Fast Companylle(5) kirjoittava markkinoinnin ja myynnin asiantuntija Zach Hanlon kertoo, että salaisuutena on lopettaa sähköpostiviestien ”järjestely” aiheiden mukaan ja ajatella niitä määräaikojen pohjalta. Hänen neuvonaan on ajatella Saapuneet-kansiota tehtäväluettelona ja luoda viisi kansiota kronologisen kiireellisyyden / tärkeyden perusteella.
3. Työmyyrä
Hitaasti ja varmasti on tämän persoonallisuustyypin motto. Hän harkitsee kaikkia huolellisesti, toimii varovasti ja järjestelmällisesti ja on melko itsenäinen tehdessään tehtäviä, Roberts kertoo. Työmyyrä suunnittelee ja priorisoi erittäin hyvin, mutta on toisinaan ylivarovainen, jolloin tämän hitaus voi turhauttaa muita. Työlle omistautuminen voi johtaa myös siihen, ettei hän halua jakaa työkuormaa muiden kanssa.
Ajanhallintamuutos: ”Tehtävästä luopuminen ja muihin luottaminen ei yksinkertaisesti ole tämän tyypin ihmisille luontaista”, Flaxington kertoo. ”Valitse siis päivässäsi kolme tai neljä tärkeintä tehtävää, johon keskittyä. Valitse, mitkä sinun on ehdottomasti tehtävä, ja päätä, mitä voit delegoida muille.”
Delegointi vaikuttaa olevan yleinen ongelma. Vuoden 2007 ajanhallintaa koskevassa tutkimuksessa(6) selvisi, että lähes puolet tutkituista 332 yrityksestä oli huolissaan alaistensa delegointitaidoista. Jayson DeMers – sisältömarkkinointiyhtiö AudienceBloomin perustaja ja toimitusjohtaja – tarjoaa Inc:n artikkelissa(7) neuvoja delegoinnin kanssa kamppaileville johtajille. Priorisoinnin lisäksi hän ehdottaa esimerkiksi tehtävien jakamista niille, joilla on aiheeseen liittyen paras osaaminen kevyimmän työkuorman sijaan.
4. Myötäilijä
Tämä tiimipelaajan huipentuma haluaa vain auttaa ja tukea kollegoitaan. Jakaminen kertoo tietenkin välittämisestä, mutta vaarana tällä tyypillä on haluttomuus sanoa vastaan, jolloin hän voi haukata itselleen liian suuren palan purtavaksi. Tämän vuoksi myötäilijä päätyy joko työskentelemään todella pitkiä päiviä tai jäämään jälkeen määräajoista, Roberts kertoo.
Ajanhallintamuutos: Psykoterapeutti ja elämäntapavalmentaja Hilda Burken(8) ohjeena on opetella sanomaan ei. ”Tällaisen työtottumuksen haastaminen voi viedä aikansa, mutta se on mahdollista”, hän kertoo. ”Ja jos vastaan sanominen on edelleen ongelma ja töitä tuntuu olevan liikaa, on tärkeää pitää taukoja.”
Se voi kuulostaa itsestään selvältä, mutta tutkimusten mukaan säännölliset tauot parantavat tuottavuutta. Työntekijöiden tietokoneenkäyttöä seuraavan DeskTime-tuottavuussovelluksen tiedoista käy ilmi, että täydellinen tauon pituus on 17 minuuttia. Lisäksi Cornellin yliopiston Ergonomics Research Laboratoryssa käytettiin jo vuonna 1999 tietokoneohjelmaa, joka muistutti työntekijöitä pitämään lyhyitä taukoja.
Ohjelman mukaan(9) ”työntekijät, jotka saivat muistutuksia [lopettamaan työnteko] olivat keskimäärin 13 prosenttia tarkempia työssään kuin heidän kollegansa, jotka eivät saaneet muistutuksia.” Tämä yksinkertainen mutta tehokas menetelmä on johtanut useiden sovellusten syntyyn Marinara Timerista(10) aina PomoDoneen(11).
5. Perfektionisti
Tällä tyypillä tehtävän suorittaminen voi kestää pisimpään, mutta kuten nimestä voi päätellä, laatu korvaa määrän. Flaxingtonin mukaan tarkkuuden suuri tärkeys johtaa siihen, että perfektionisti voi ahdistua ja joutua ponnistelemaan liian suuren työmäärän edessä. Ja pakottaminen aiheuttaa vain suurta stressiä.
Ajanhallintamuutos: Epäjärjestys on perfektionistin päävihollinen, joten sekava Saapuneet-kansio täynnä lukemattomia viestejä voi olla kauhistuttava ajatus. Ja koska sähköpostiliikenteen ennustetaan kasvavan neljän prosentin vuosivauhtia(12), ongelma on parempi ratkaista ennemmin kuin myöhemmin. Liiallisen sähköpostin ongelman voi kuitenkin ratkaista monin eri tavoin.
Yksi parhaista tunnetuista menetelmistä on se, että sähköpostin Saapuneet-kansio pyritään pitämään täysin tai lähes tyhjänä kaiken aikaa. Se vaatii jo itsessään työtä, mutta keksijä Merlin Mannin mukaan(13) uuteen viestiin voi reagoida viidellä eri tavalla: poistamalla, delegoimalla, vastaamalla, lykkäämällä tai tekemällä. Tämä muuntaa Saapuneet-kansion käytännössä tehtäväluetteloksi, johon sisältyy vaikeita valintoja priorisoinnin ja tehtävien toteuttamisen kannalta.
Matthew Jenkin on brittiläinen freelance-journalisti ja Guardian Careersin aiempi päätoimittaja. Kyseessä on Guardianin yhteisösivu työnhakijoille ja uran vaihtajille.
Lähteet:
(1) https://www.myersbriggs.org/my-mbti-personality-type/mbti-basics/
(2) http://www.hunterroberts.com/
(3) http://www.amazon.com/The-Habits-Highly-Effective-People/dp/1455892823
(4) http://www.mckinsey.com/insights/high_tech_telecoms_internet/the_social_economy
(5) https://www.fastcompany.com/3067012/the-only-five-email-folders-your-inbox-will-ever-need
(6) http://www.i4cp.com/news/2007/06/26/you-want-it-when
(7) https://www.inc.com/jayson-demers/7-strategies-to-delegate-better-and-get-more-done.html
(8) https://www.theguardian.com/careers/2017/feb/28/overwhelmed-at-work-six-tips-on-how-to-beat-stress
(9) http://www.news.cornell.edu/releases/Sept99/computer.breaks.ssl.html
(10) http://www.marinaratimer.com/
(11) https://pomodoneapp.com/
(12) http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2017/06/Email-Market-2017-2021-Executive-Summary.pdf
(13) https://www.youtube.com/watch?v=z9UjeTMb3Yk
