Voit kuvitella, että toimitilamakusi on yhtä ainutlaatuinen kuin sinäkin, oli kyse sitten työpisteesi lämpötilasta tai seiniä koristavasta taiteesta. Tietyt tekijät vaikuttavat sinuun kuitenkin enemmän kuin ehkä uskoisit. Etan Smallman tutkii, mitä vaikutusta sukupolvella, sukupuolella ja kulttuurilla on.
Toimitiloista puhuttaessa toisen paratiisi voi olla toisen kiirastuli. Avoin rakenne ja minimalismi voidaan kokea myös kliinisenä ja sieluttomana. Mielestäsi persoonallinen ja mukava tila taas voi vaikuttaa vieressä istuvan kollegan mielestä sekavalta ja häiritsevältä.
Haasteena on se, että yksi koko ei useinkaan sovi kaikille. Toimitilamieltymyksiimme – valaistuksesta ja pöytien sijoittelusta aina ikkunoiden läheisyyteen – voi vaikuttaa kaikki iästä ja sukupuolesta kulttuuritaustaan, persoonallisuustyyppiin ja työskentelytyyliin.
Ympäristön optimointi voi olla ensiarvoisen tärkeää riippumatta siitä, onko tavoitteena innostaa luovuutta vai maksimoida tuottavuus. Liittyyhän siihen paljon muutakin kuin vain estetiikkaa. Lukemattomissa tutkimuksissa on havaittu yhteys hyvin suunnitellun toimitilan ja työntekijöiden osallistuvuuden, suoritustason ja innovoinnin välillä(1). Edelläkävijäyritykset esimerkiksi suosivat viisi kertaa todennäköisemmin työtiloja, jotka tukevat sekä yksilö- että ryhmätyöskentelyä(2).
Tel Avivissa oleva Regus Sarona sisältää yksilötyöhön soveltuvan coworking-tilan
Sukupuolten välinen kuilu
Sukupuoli on yksi toimitilojen designvalintoihin vaikuttava tekijä. Se alkaa pienestä asiasta: lämpötilasta. Nature-julkaisun vuoden 2015 tutkimuksessa(3) havaittiin, että naiset suosivat keskimäärin 3 celsiusastetta lämpimämpiä toimitiloja kuin miehet.
Tämä johtuu siitä, että naisten aineenvaihdunta on merkittävästi hitaampi kuin miesten. Miehille mukava lämpötila on noin 22 astetta, kun taas naisista se on hieman viileä. Ongelma, kuten The Guardianissa selitettiin(4), on se, että toimistorakennusten ilmastointi pohjautuu alkujaan 1960-luvulta saatuihin tietoihin, jolloin standardina käytettiin 40-vuotiaan, 70 kilogrammaa painavan miehen aineenvaihduntaa.
Tutkimusten mukaan toinen sukupuolesta riippuva ero on se, että naiset saattavat pitää enemmän suljetuista ja lokeroiduista toimitiloista kuin avotoimistoista. Gender, Work and Organization -julkaisussa olleen tutkimuksen mukaan avotoimistotyöntekijät olivat tietoisempia näkyvyydestään ja pitivät sitä useammin häiritsevänä kuin vapauttavana.
Pääkirjoittaja Dr Alison Hirst isobritannialaisesta Anglia Ruskinin yliopistosta kertoi seuraavaa: ”Erityisesti naiset ahdistuivat ajatuksesta, että heitä katsellaan koko ajan, ja heistä tuntui, että heidän on pukeuduttava tietyllä tavalla.”(5)
Laajemmin tarkasteltuna yhdysvaltalaistutkimus(6) osoitti, että ”ympäristön identiteettivihjeet” voivat vaikuttaa sukupuolten osallistumiseen työtilassa.
”Täynnä kristillistä symboliikkaa olevaan kouluun käveleminen voi saada ei-uskonnollisen opiskelijan epäröimään opiskelijaksi ryhtymistä”, selittää Sapna Cheryan, yksi tutkimuksen tekijöistä. ”Sellaisen kaupungin läpi ajaminen, joka on täynnä polkupyöräkauppoja ja suksitelineitä, voi saada kaupungin vaikuttamaan epähoukuttelevalta niille, jotka eivät pidä itseään himoulkoilijoina. Kovaäänistä tanssimusiikkia jumputtava liike voi vaikuttaa vanhoille ostosten tekijöille sopimattomalta.”
Hän lisää: ”On huomattava, että nämä fyysiset ympäristöt, jotka tuntuvat joillekin vierailta, voivat olla toisille houkuttelevia – nimittäin niille, joille ympäristön identiteettivihjeet merkitsevät mukaan kuuluvuutta. Jotkin ympäristöt ovat yhteensopimattomia vahvempien sosiaalisten identiteettien, kuten sukupuolen ja etnisyyden, kanssa.”
Toimitilaympäristössä voi olla useita ympäristön identiteettivihjeitä – onko esimerkiksi kaikki kokoustilat nimetty tunnettujen miesten mukaan? Esiintyykö seinien taiteessa lainkaan naisia?(7)
Jerusalemin Regus Gatissa sisustus on sukupuolineutraalia
Sukupolvien välinen kuilu
Entäpä sitten ikä? Vaikuttaako se mitenkään toimitilamieltymyksiin? Todistusaineiston mukaan sukupolvien välinen kuilu on totta. Joidenkin kyselyiden mukaan nuoret ovat herkempiä huonolle toimitilasuunnittelulle – tai kenties vain suostumattomia kestämään sellaista.
Ipsosin viime vuoden tutkimuksen mukaan 76 prosenttia 18–34-vuotiaista työntekijöistä oli sitä mieltä, että toimitilan design vaikutti heidän ajatuksiinsa yrityksestä, kun taas yli 55-vuotiailla vastaava luku oli vain 39 prosenttia(8). Lisäksi yhden kyselyn mukaan yli viidesosa 18–24-vuotiaista oli luopunut työpaikasta huonon toimitilasuunnittelun vuoksi(9).
Myös vanhemmilla työntekijöillä on mielipiteitä, joita ei tulisi jättää huomiotta. Suuret ikäluokat (1940-luvun alun ja 1960-luvun puolivälin välillä syntyneet) kattavat edelleen arviolta neljänneksen työvoimasta ja pysyvät työelämässä pidempään kuin koskaan ennen, mikä johtaa kasvavaan ikäkuiluun toimitiloissa.
Siinä missä nuoremmat sukupolvet pitävät ”kokoustilojen laatua” vähiten tärkeänä loistavan toimitilan tekijänä, suuret ikäluokat ajattelevat lähes päinvastoin(10). Davenportin tutkimuksessa(11) selvisi, että suuret ikäluokat suosivat suljettuja toimitiloja – erityisesti keskittymistä vaativassa soolotyössä – kun taas trendejä ennustavan Springwisen tutkimustulosten(12) mukaan ne hyötyvät näyttötyölle vaihtoehtoisista työtavoista tietojen luomista, käsittelyä ja tallentamista vaativissa töissä.
Teollisuussuunnittelua tekevän Knollin raportin mukaan ”Nämä muuttuvat prioriteetit johtavat perustavanlaatuiseen muutokseen toimitilojen suunnittelussa, jolloin tavoitteena ei ole vain tukea työtehtäviä ja -prosesseja. Tulevaisuuden työtilojen on tarjottava johdonmukainen ja mukaansatempaava ’työkokemus’, joka tukee monenlaisia työskentelytyylejä ja saumatonta työntekoa paikasta riippumatta.”
Kulttuurien välinen kuilu
Työtilan pohjaratkaisuun ja tilankäyttöön liittyvät asenteet vaihtelevat myös maasta toiseen. Esimerkiksi Kiinan kaupungeissa työskentelevät ovat tottuneet toimimaan noin kolmanneksessa eurooppalaisten ja yhdysvaltalaisten tarvitsemasta tilasta(13).
Harvard Business Review’n(14) mukaan ”Kiinassa yksilön yksityisyyttä ei nähdä samalla tavalla kuin länsimaissa. Kiinalaiset ovat kiinnostuneimpia tietojen hallinnasta: henkilötietojen pitämisestä yksityisenä ja tarkkailevilta silmäpareilta suojautumisesta. Toimitilat, joissa voidaan työskennellä selkä seinää vasten, ovat erittäin suosittuja.”
Tarvittavan toimitilan tyyppi voi sekin vaihdella eri kulttuurien välillä. Ranskassa esimerkiksi voidaan käyttää paljon enemmän aikaa kokouksiin kuin Yhdysvalloissa. ”[Olen huomannut, että] Ranskassa kokoukset ovat paljon pidempiä ja niihin liittyy paljon enemmän väittelyä”, kertoo Ranskassa syntynyt Emma Seppälä, joka opettaa Yalen ja Stanfordin yliopistoissa. Hän kertoo Business Insiderin haastattelussa(15) seuraavaa: ”Yhdysvaltalaisissa kokouksissa kaava on tämä: ’Sinun on tehtävä näin, ja sinun on tehtävä noin…’”. Tästä poiketen ”Ranskalaisen henkilön mielestä on aivan selvää, että ennen loppupäätöksen tekemistä kaikesta teoriasta, kaikista käsitteistä ja kaikesta filosofiasta on keskusteltava.” Tällöin riittämättömällä kokoustilalla varustettu toimitila ei kelpaa.
Espanjan Zaragozassa sijaitsevassa Regus Torre Aragoniassa on puoliyksityisiä tiloja ryhmätyöskentelyä ja kokouksia varten
Puskuriratkaisut
On helppoa jumiutua analysoimaan työvoiman yksittäisiä alitekijöitä, mutta Neil Usherin, The Elemental Workforce -teoksen kirjoittajan, mukaan: ”Erinomainen työtilasuunnittelu on tasapainoinen – epätasapainoiset ratkaisut ovat vain harvoin käyttökelpoisia.” ”Demografiaan tai persoonallisuuteen perustuva suunnittelu on luontaisesti rajoittavaa. Työtilojemme on edustettava monimuotoisuutta ja kutsuvuutta, ja tämän vuoksi niiden on ilmennettävä valinnanvaraa, minkä lisäksi sen toteuttamisen on oltava sallittua. Suurin yksittäinen neuvo: vältä internetistä löytyviä kaikenkattavia myyttejä ja lähesty asiaa selvästi kriittisemmin.
”Se on mahdollista missä päin maailmaa tahansa, millä tahansa alalla ja millä tahansa budjetilla. Yritykset, jotka eivät tee niin, kokevat sen yksilöllisessä ja kollektiivisessa tuottavuudessa sekä siinä, päättävätkö työntekijät jäädä yritykseen.”
Joanna Yarker, joka toimii Lontoon Kingstonin yliopistossa ammatti- ja yrityspsykologian apulaisprofessorina, kertoo, että vaikka monet yritykset vaihtavatkin saapumisjärjestyksessä jaettaviin työpisteisiin, useimmat työntekijät arvostavat ”personointia” – demografiasta ja persoonallisuustyypistä riippumatta.
”Olemme huomanneet, että ihmiset haluavat personoida tilansa ja että se voi auttaa selviämään työtilassa koetuista stressaavista tilanteista”, hän kertoo. ”Jos pöydällä ei voi pitää omia tavaroita, voi esimerkiksi tietokoneen näytönsäästäjän vaihtaa itselle henkilökohtaisemmaksi. Sen avulla saa yhteyden johonkin itselle arvokkaaseen.”
Erojen huomioiminen
Usein yksinkertaisesti asioiden huomioon ottaminen riittää. ”Esimerkiksi Aspergerin oireyhtymän omaavalle vilkkaassa ympäristössä työskentely voi olla melko haastavaa”, Yarker sanoo. ”Tällöin hiljainen työtila on tärkeä. Jos henkilöllä taas on ärtyneen suolen oireyhtymä, on työpisteen sijainti WC-tiloihin nähden äärimmäisen tärkeä.”
Hänen mukaansa vastauksen monenlaisiin vaatimuksiin ei tarvitse olla suurempi tila, vaan se, että olemassa olevasta tilasta tehdään joustavampi. ”Jos esimies toimii roolimallina ja siirtyy eri tilojen välillä sen sijaan, että hän olisi pöytänsä ääressä aamusta iltaan, myös työntekijät voivat rohkeammin käyttää tilaa haluamallaan tavalla”, hän jatkaa.
Myös henkilöstön osallistumisen lisääminen on tärkeää, selittää Sir Cary Cooper, joka toimii organisatorisen psykologian ja terveyden professorina Manchester Business Schoolissa. ”Anna heidän ottaa tila haltuunsa sen määräämisen sijaan”, hän kertoo. ”Jälkimmäinen tapa ei tule toimimaan. Lisäksi työntekijät keksivät ideoita, joita sinulle ei olisi koskaan tullut edes mieleen. Mikäli jatkat tietojen keräämistä, voit sovitella eroja eri henkilöiden tahtomien asioiden välillä ja suunnitella tiloja eri henkilöryhmille yrityksen eri osissa.”
Etan Smallman on isobritannialainen toimittaja
Lähteet:
(1) https://www.forbes.com/sites/jacobmorgan/2015/12/03/how-the-physical-workspace-impacts-the-employee-experience/#726dc3fe779e
(2) https://www.gensler.com/research-insight/workplace-surveys/us/2016
(3) https://www.nature.com/articles/nclimate2741
(4) https://www.theguardian.com/money/shortcuts/2015/aug/04/new-cold-war-why-women-chilly-at-work-air-conditioning
(5) https://www.standard.co.uk/news/uk/women-feel-pressured-to-dress-up-in-open-plan-offices-a3828846.html
(6) http://sciencewithart.ijs.si/pdf/How%20stereotypical%20cues%20impact%20gender
%20participation%20in%20computer%20science.pdf
(7) https://www.thecrimson.com/article/2012/3/5/women-portraits-kennedy-school/
(8) https://www.prnewswire.com/news-releases/workplace-design-matters-when-it-comes-to-millennial-appeal-300545467.html
(9) https://www.independent.co.uk/news/business/news/uk-millennials-rejecting-employers-offices-workplace-design-architecture-a8270686.html
(10) https://www.knoll.com/document/1352940439350/WP_GenerationalDifferences.pdf
(11) https://www.emeraldinsight.com/doi/abs/10.1108/14630010810925136?fullSc=1&journalCode=jcre
(12) https://www.regus.fi/work-uk/how-the-over-65s-are-shaking-up-the-office/
(13) https://www.cbre.com/research-and-reports/apac-space-utilisation-the-next-frontier
(14) https://hbr.org/2014/10/balancing-we-and-me-the-best-collaborative-spaces-also-support-solitude
(15) http://uk.businessinsider.com/differences-between-french-american-work-culture-2017-7?r=US&IR=T
