Tuottavuus

Monitiimityöskentelyn hyödyntäminen

Koripallolegenda Michael Jordan totesi aikoinaan, että ”lahjakkuudella voitetaan pelejä, mutta tiimityöllä ja älykkyydellä voitetaan mestaruuksia.” Tämä pätee yrityksiin siinä missä joukkueisiinkin. Lahjakas tiimi voi auttaa yritystä saamaan upeita saavutuksia, mutta henkilöstön tehokkaimman yhteistyön mahdollistavien olosuhteiden ja strategian luonti johtaa parhaisiin tuloksiin ennätysajassa.

Monitiimitrendi

Monitiimityöskentely on tapa optimoida henkilöstöresursseja sijoittamalla yksilöitä useaan eri projektiin tai osastoon. Academy of Management Review’n mukaan tämä lähestymistapa on jo yleinen 65 prosentille tietotyöntekijöistä (tiedemiehet, tutkijat, insinöörit, akateemikot jne.) Yhdysvalloissa ja Euroopassa. 

IT-, ohjelmisto-, konsultointi- ja tuotekehitystehtävissä useaan tiimiin kuuluminen on jo normaalia. Se on yleistymässä myös muilla aloilla, kuten koulutus-, terveydenhuolto- ja autoilualoilla. Centre for Creative Leadershipin tutkimuksen mukaan niistä työntekijöistä, joiden tehtäviin kuuluu tiimin osana työskentely, lähes 95 % kuuluu useampaan kuin yhteen tiimiin alasta riippumatta.

Monitiimityöskentelyn edut

Monitiimityöskentely antaa yritysten hyödyntää henkilöstöresursseja tehokkaammin. Jos työntekijän tarvitsee käyttää vain 50 % ajastaan ja energiastaan yhteen projektiin, monitiimityöskentelyn avulla hän voi käyttää jäljelle jäävän osuuden muihin tehtäviin. Kahden eri henkilön palkkaamisen sijaan yritykset voivat jakaa yhden, luotettavan työntekijän ajan kumpaankin erilliseen projektiin. Tämä säästää rekrytointiin ja uusien työntekijöiden kouluttamiseen kuluvaa rahaa sekä yleisiä henkilöstökustannuksia.

Työntekijöiden hyödyntäminen useammassa projektissa ja tiimissä tarkoittaa myös sitä, että useampi organisaation jäsen ymmärtää muiden osastojen prioriteetit ja työkuorman. Aikaisemmin projektin pysäyttänyt ongelma on voinut tarkoittaa uutta lähestymistapaa tai uuden osaajan palkkaamista osaamispuutteen täyttämiseksi. Uuden lähestymistavan myötä monitiimiorganisaatio voi sivuuttaa nämä vaiheet ja hyödyntää muiden osastojen henkilökuntaa. Asiantuntijoiden hyödyntäminen useassa eri tiimissä edistää osaamisen siirtymistä, mikä voi parantaa nopeasti kokonaisten tiimien kykyjä ja itseluottamusta.

Kun organisaatio sitoutuu tiedon jakamiseen, myös tiimien jäsenet voivat saada laajemman käsityksen yrityksestä. Laajemman käsityksen turvin organisaation jäsenet voivat osallistua luovemmin uusien ideoiden ja liiketoimintastrategioiden kehittämiseen. Johtajien on helpompi kannustaa lateraaliseen ajatteluun, yhteistyöhön ja innovointiin organisaatiotasolla, jos henkilökunta ymmärtää parhaat käytännöt ja tavoittelee niitä kollektiivisesti. Monitiimityöskentely on erittäin hyödyllistä pyrittäessä murtamaan siiloja, jotka voivat muutoin rajoittaa organisaation tehokkuutta ja estää yrityksiä saavuttamasta parasta suoritustasoaan.

 

Monitiimityöskentelyn riskit ja haittapuolet

Työntekijät voivat kärsiä työuupumuksesta monessa eri projektissa työskennellessään, ja keskittymisen jakaminen liian useaan kohteeseen voi johtaa heikentyneeseen tuottavuuteen. Kun tiimin jäsenten on luovuttava yhdestä projektista auttaakseen toisessa ilmenneiden ongelmien kanssa, se voi vaikuttaa monien osastojen tai jopa koko organisaation toimintaan. Viivästykset, stressi ja motivaatio-ongelmat voivat heikentää suoritustasoa ja vaikuttaa lopputulokseen. Yksittäinen projekti tai ongelma ei saa välttämättä riittävää huomiota, tai se saatetaan sivuuttaa kokonaan, mikä voi heikentää koko yrityksen edistymistä tai tuotantoa. 

Nämä sudenkuopat on kuitenkin mahdollista välttää, jos yrityksen johto ja projektipäälliköt lähestyvät monitiimityöskentelyä strategisesta ja proaktiivisesta kulmasta. Menestyksen tärkein tekijä on tiimin jäsenten välinen yhteenkuuluvuus, luottamus ja yksimielisyys, vaikka he näkisivät toisiaan vain osan ajasta kunakin viikkona tai kuukautena. Tiimien keskinäisen riippuvuuden huomiointi, ryhmien eriävien prioriteettien rakentava käsittely ja ongelmien ratkaisemisen estävien esteiden purkaminen ovat kaikki tärkeitä painopisteitä.

 

Monitiimilähestymistavan johtaminen

Johtajilla on oltava laaja käsitys henkilöstön taidoista ja kyvyistä, ja heidän on osattava hyödyntää niitä tehokkaasti. Ota käyttöön järjestelmä, joka tarjoaa tiimin jäsenille saumattomia ja nautinnollisia mahdollisuuksia tehdä yhteistyötä ja saavuttaa yhteisiä tavoitteita. Myös hyvien esimiesten palkkaamiseen ja kouluttamiseen panostaminen auttaa pitämään projektit aikataulussa ja välttämään mahdollisia sudenkuoppia. Monitiimityöskentely on huomattavasti helpompaa työkulttuurissa, jossa arvostetaan osallistumista ja sopeutumiskykyä, ja se auttaa tiimin jäseniä ymmärtämään omia vahvuuksiaan ja heikkouksiaan. 

Esimerkiksi ammattipalveluyritys McKinsleyn jokainen tiimin jäsen – mukaan lukien tiimin johtaja – selittää kunkin uuden projektin alussa, miten he aikovat hyödyntää työtä tärkeän taidon oppimisessa tai parantamisessa. Näiden aikomusten sanominen ääneen luo vastavuoroisen tuen ja vastuullisuuden ilmapiirin. Se kannustaa yksilölliseen kehittymiseen tiimin sisällä sekä projektin tavoitteiden saavuttamiseen.

Tarkat yhteyskartat eri tiimien ja projektien välillä tekevät monitiimityöskentelyn johtamisesta tehokkaampaa. Yritysjohtajat, jotka ymmärtävät nämä yhteydet, voivat edistää tiedon liikkumista tiimistä toiseen. He voivat myös auttaa yritystä suojautumaan häiriöiltä, mikäli tiettyyn projektiin vaaditaan kaikki mahdollinen apu ongelman korjaamiseksi tai tavoitteen saavuttamiseksi. Yksilöt voivat olla valmiiksi tietoisia rooleistaan ja prioriteeteistaan eri tiimeissä. Tehokkaalla valvonnalla voidaan kuitenkin taata, että yrityksen edut ja prioriteetit huomioidaan, mikä helpottaa menestyksen saavuttamista.

Lähes kaikkien alojen tietotyöntekijät kuuluvat pian – elleivät jo nyt – useampiin tiimeihin. Yritysten johtajat, jotka omaksuvat lähestymistavan aikaisessa vaiheessa ja luovat sitä tukevan ympäristön, auttavat tiimejään ja yritystään menestymään.