Nainen työskentelee kannettavalla tietokoneella ulkona Japanin Kiotossa

Trendit

Kuinka Japani omaksui joustavan työnteon

Japanin perinteiset työtilat haastetaan uusilla lähestymistavoilla, jotka tukevat joustavaa työntekoa ratkaisuna stressaaville työmatkoille, raskaille työtunneille ja kutistuvalle väestölle. Kirjoittanut Tim Hornyak.

 

Tokiossa on yksi maailman parhaisiin lukeutuvista julkisen liikenteen verkostoista. Junat kulkevat ajallaan, ovat siistejä ja niitä on kaikkialla. JR Yamanote -linja aamulla klo 8.30 ei kuitenkaan houkuta, ellet sitten nauti ihmismassaan hukkumisesta. Kokeneet matkaajat kestävät satunnaiset kyynärpääiskut kylkiin ja kahden tunnin työmatkat, koska heillä ei ole muuta vaihtoehtoa kuin päästä toimistolle. Japanilaiset yritykset korostavat työpaikalla olemisen tärkeyttä jopa digitaaliaikakautena siksi, koska niin on aina toimittu.

Japanissa ajatus kotoa työskentelystä on melko vieras. Sisäasiain- ja viestintäministeriön tutkimuksen mukaan vain 13,3 prosentilla japanilaisista yrityksistä oli olemassa etätyökäytäntö lokakuussa 2016, ja vain 3,3 prosenttia suunnitteli sellaisen ottamista käyttöön(1).

74,2 prosenttia yrityksistä kertoi etätyömahdollisuuden puuttumisen syyksi sen, ettei niillä ollut siihen soveltuvaa työtyyppiä. Kun kyselyn tulokset julkaistiin viime kesäkuussa, ministeriö huomautti kuitenkin, että etätyöjärjestelmiä käyttävät yritykset olivat 1,6 kertaa tuottavampia kuin ne, jotka vaativat työntekijöitään raahautumaan toimistolle. Nyt ministeriö haluaa nostaa yritysten etätyöosuuden 30 prosenttiin vuoteen 2020 mennessä.

Enemmän tuottavuutta, vähemmän stressiä

Vaikka Japanissa onkin maailman suurimpiin lukeutuvat työtuntimäärät, useampien tuntien käyttö työntekoon ei tarkoita parempaa tuottavuutta. Japani on itse asiassa 30. sijalla henkilöä kohti mitatun BKT:n ja tuottavuuden osalta vuoden 2017 OECD:n tietojen mukaan(2).

Jos se ei riitä yrityksille lähestymistavan uudistamiseen, vuoden 2020 Tokion olympialaiset voivat riittää. Japaniin odotetaan kyseisenä vuonna noin 40 miljoonaa ulkomaista turistia, mikä on selvä lisäys vuoden 2017 lähes 30 miljoonaan. Tämän seurauksena Tokion julkisen liikenteen verkostoa käyttää 920 000 ylimääräistä henkilöä kisojen jokaisena päivänä.

Hallitus on pyrkinyt saamaan yrityksistä joustavampia työntekijöitään kohtaan ja edistämään terveellistä työelämän ja vapaa-ajan välistä tasapainoa seurauksena skandaaleista, joissa ylityöllistettyjä työntekijöitä on kuollut. Aiemmin se julkisti Premium Friday- eli bonusperjantaikampanjan, joka rohkaisi työntekijöitä lähtemään toimistolta klo 15.00 jokaisen kuukauden viimeisenä perjantaina.

Sillä välin Microsoft Japanin kaltaiset yhtiöt ovat omaksuneet joustavan työnteon – henkilökunta saa tehdä töitä missä tahansa, kunhan työt tulee tehtyä – ja Yahoo! Japan harkitsee neljäpäiväistä työviikkoa.

Uusia tapoja tehdä työtä

Heinäkuussa 2017 sisäasianministeriö otti käyttöön Telework Day -etätyöpäivän edistämään etätyöntekoa. Kampanjaan osallistui noin 900 organisaatiota, mukaan lukien Tokion metropolin hallinto, joka vastaa lähes 14 miljoonan henkilön metropolialueesta.

”Aiemmin talouskasvu on saavutettu kovalla työllä ja pitkillä työpäivillä, mutta nykyisin ihmiset eivät usko pitkien työpäivien ja menestyksen välillä olevan yhteyttä”, Tokion kuvernööri Yuriko Koike kertoi osallistujille Telework Festa -tapahtumassa. ”Tarvitsemme uuden [työtyylin], johon liittyy vähemmän fyysistä stressiä, kaikkien elämänlaadun parantamiseksi.”

Suuret yritykset alkoivat toimiin. Yli puolet teleyritys NTT Datan Tokion päätoimipaikan työntekijöistä vaihtoi etätyöskentelyyn ja 270 työntekijää tokiolaisen pikkupurtavaa valmistavan Calbeen 330 hyväksytystä työntekijästä teki The Japan Timesin mukaan etätyötä(3).

Sisäasiainministeriö haluaa tehdä Telework Daysta vuosittaisen tapahtuman, ja on syytä uskoa, että se voisi muuttaa japanilaisten asenteita. Onhan hallitus ennenkin onnistunut muutosten ajamisessa. Vuonna 2005 Koike, joka toimi tuolloin ympäristöministerinä, julkaisi Cool Biz -kampanjan, jossa työntekijöitä rohkaistiin käyttämään kesäisin lyhythihaisia paitoja pukujen sijaan, minkä johdosta ilmastointia voitaisiin vähentää ja sähköä säästää. Kevyempi kesäpukeutuminen on maassa nyt standardi, ja kampanja on auttanut pienentämään CO2-päästöjä miljoonilla tonneilla.

Joukko ihmisiä kiirehtii Tokion Ikebukuro-asemalla Japanissa

Japanilaisia työmatkaajia Tokion Ikebukuro-asemalla

 

Parempi suoritustaso

Joustavien työtuntien edut vaikuttavat ilmeisiltä yrityksille ja yrityksen johdolle. The Quarterly Journal of Economicsissa julkaistussa vuoden 2014 tutkimuksessa(4) havaittiin, että matkatoimiston puhelinkeskuksen etätyökokeiluun osallistuvien työntekijöiden suoritustaso parani 13 prosenttia ja että he pitivät vähemmän taukoja ja sairaspäiviä.

Viesti leviää läpi Japanin, mutta se leviää hitaasti. Kunihiko Higa, joka on Tokion teknisen yliopiston innovaatiojohtamisen jatkokoulutuslaitoksen professori, kertoo, että japanilaiset yritykset eivät ole vielä vakuuttuneita etätyöskentelyn tarjoamista eduista.

Toteutus jätetään usein yksittäisille esimiehille, jotka voivat olla haluttomia tekemään jotain, mitä ei olla ennen kokeiltu. Muihin kysymyksiin lukeutuu se, miten käyttöön voidaan ottaa viestintäjärjestelmä, joka mukailee työympäristöä mahdollisimman tarkasti.

Higa mainitsee myös toisen ajantasaisen ongelman, joka voi auttaa etätyöskentelyä yleistymään: Japanin väestörakenneongelma. Matala syntyvyys ja ankarat maahanmuuttovastaiset politiikat ovat johtaneet siihen, että maan asukasluku putosi ennätykselliset 300 000 vuonna 2016. Vuoteen 2050 mennessä noin 40 prosenttia japanilaisista on yli 65-vuotiaita kansallisen väestön ja sosiaaliturvan tutkimusinstituutin mukaan(5).

”Työntekijöistä on vakava pula ikääntyvän väestön ja lapsista ja vanhoista sukulaisista huolehtimisen aiheuttamien ongelmien vuoksi”, Higa kertoo. ”Nämä ovat yhteisiä ongelmia kaikille organisaatioille riippumatta siitä, kuuluvatko ne julkiseen vai yksityiseen sektoriin. Jos edistykselliset yritysten johtajat onnistuvat ottamaan käyttöön täysimittaisen strategisen etätyöskentelyn, se leviää nopeasti.”

Maan väestön kutistuessa japanilaisten on saatava enemmän aikaan vähemmällä, jotta he pysyisivät kilpailukykyisinä globaalissa taloudessa ja voisivat säilyttää elintasonsa. Tähän sisältyy joustaviin työntekotapoihin panostaminen. Tuottavuus lähtisi todennäköisesti nousuun ja aikaisista junamatkoista tulisi hieman siedettävämpiä.

 


Tim Hornyak on Tokiossa toimiva liiketoimintaan, tieteeseen ja teknologiaan erikoistunut toimittaja ja teoksen Machine: The Art and Science of Japanese Robots kirjoittaja

Lähteet:

(1) https://www.japantimes.co.jp/news/2017/07/24/business/japanese-firms-give-telecommuting-try-designated-day-ease-rush-hour-congestion/

(2) http://stats.oecd.org/Index.aspx?DataSetCode=PDB_LV#

(3) https://www.japantimes.co.jp/news/2017/07/24/business/japanese-firms-give-telecommuting-try-designated-day-ease-rush-hour-congestion/

(4) https://people.stanford.edu/nbloom/sites/default/files/wfh.pdf

(5) http://www.ipss.go.jp/pp-newest/e/ppfj02/ppfj02.pdf