Toimitilojen suunnittelu on paljon muutakin kuin pöytien sijoittamista ja muutaman ruukkukasvin lisäämistä. Toimittaja Alexander Garrett haastattelee Regus-tiimejä, jotka vastaavat täydellisen työtilan tärkeimmistä elementeistä.
Unohda pingispöydät, meditointitilat ja jopa oluthana yhteistilassa. Aidosti erinomaisen toimitilan salaisuus piilee syvemmällä sen perussuunnittelussa. Raporttien mukaan hyvä ja hyvin suunniteltu toimitila voi parantaa työtekijöiden onnellisuutta 33 prosenttia(1), ja yli puolet työntekijöistä on sitä mieltä, että ihanteellinen toimitilaympäristö auttaisi tuottavuuden parantamisessa(2).
Yritysten kannattaa kiinnittää näihin lukuihin huomiota. Kansainvälisen arkkitehtuuriyritys Genslerin tutkimuksen mukaan huonosta työpaikkasuunnittelusta johtuva tuottavuuden menetys maksoi yhdysvaltalaisyrityksille arviolta 330 miljardia dollaria viime vuonna(3).
Regus ymmärtää nämä asiat useampia paremmin. Se avaa kymmeniätuhansia neliömetrejä uutta työtilaa ympäri maailmaa joka vuosi ja lisää lähes päivittäin jotakin uutta maailmanlaajuiseen verkostoonsa, johon kuuluu yli 3 100 toimistohotellia 1 000 kaupungissa yli 110 maassa. Työtiloja vielä vuosiksi eteenpäin käyttävän 2,5 miljoonan henkilön tarpeiden täyttäminen on haaste, joka vaatii luovaa suunnittelua ja kattavaa ymmärrystä siitä, miten tapamme työskennellä on muuttumassa.
1. Uudenlaisen työnteon maailman ymmärtäminen
”Hyvän toimitilan suunnittelu on sekä taidetta että tiedettä”, kertoo Sveitsissä työskentelevä Reguksen maailmanlaajuinen kiinteistöpalvelujen ja uusien toimistohotellien käyttöönoton päällikkö Filippo Sarti. ”Taidetta on suunnitella tilasta houkutteleva ja ihastelua herättävä. Tiedettä on varmistaa, että tila toimii sekä sitä vuokraaville yrityksille että siellä oleville työntekijöille.”
Hän huomauttaa Reguksen tilanteen olevan ainutlaatuinen, sillä se tarjoaa joustavia tiloja monille erilaisille asiakkaille ympäri maailmaa. ”Meidän on voitava suunnitella ja asemoida toimitilainfrastruktuuri, joka sopii kaikille mahdollisille tuleville asiakkaille”, hän toteaa. ”Minkä kokoista tilaa he tarvitsevat? Mitä virransyöttö- ja tietoliikennetarpeita heillä on? Miten kauan he käyttävät tilaa? Ja mitä tapahtuu, kun he lähtevät – täyttääkö sama tila myös seuraavan käyttäjän tarpeet?”
”Ihmiset ajattelevat toimitilan suunnittelun tarkoittavan vain pöytien sijoituspaikkoja, mutta se on todella paljon muutakin”, Hongkongissa toimiva Francis Cleary, Reguksen Aasian ja Tyynenmeren alueen uusien toimistohotellien käyttöönoton projektipäällikkö, kertoo. ”Se tarkoittaa sen huomioimista, milloin, missä ja miten ihmiset työskentelevät. Kaikkia sukupolvia edustavat työntekijät – ei vain milleniaalit – ovat huomanneet yhteistyöskentelyn ja liikkuvamman työnteon edut. Toimitilojen on oltava tuottavuutta, luovuttaa ja yhteistyötä edustavia tiloja.”
Vuoden 2017 Regus-kyselyssä, joka kattoi 20 000 johtajaa ja yrityksen omistajaa ympäri maailmaa, viidesosa valitsi toimistohotellit suosituimmaksi etätyöpaikaksi. ”Nykyajan toimistot kehittyvät kohti kohdetyyppistä tilaa”, Cleary kertoo. ”Se on paikka, joka valitaan siksi, että siellä työskennellään parhaiten.”
Filippo Sarti, Reguksen maailmanlaajuinen kiinteistöpalvelujen ja uusien toimistohotellien käyttöönoton päällikkö
2. Valitse suunnittelun mallipohja
Modernin toimitilasuunnittelun kehittyessä myös Reguksen suunnittelua on uudistettu. Kun Reguksen uusia toimitiloja verrataan 30 vuoden takaisiin, jolloin yritys perustettiin, muutos on yhtä suuri kuin vuoden 2018 Teslan ja vuoden 1989 Honda Accordin välillä.
Uudet toimistohotellit perustuvat yhteen monista suunnitteluvaihtoehdoista. Sijainti – ja potentiaaliset tulevat asiakkaat – määrittävät, mikä vaihtoehto valitaan. ”Asiakaskuntamme kattaa kaiken teknologia-alan startup-yritysten milleniaaleista rahoitus- tai palvelualojen ammattilaisiin”, Cleary sanoo. ”Haluamme tarjota tilan, joka vastaa eri yritystyyppien tarpeita.”
Yksi monista nykyaikaisista designmalleista, joka tunnetaan nimellä Sagano, on selkeä ja moderni kokonaisuus, jonka tasaiset linjat ja materiaalit, kuten ruostumaton teräs ja karkaistu lasi, muodostavat luonnosta ja neljästä vuodenajasta inspiraationsa saaneita tiloja. ”Esimerkki tällaisesti designista on Sveitsin Baselissa sijaitseva Clarahuus Centre”, Cleary jatkaa. ”Se on ammattimaisemman näköinen ja tuntuinen, jolloin se soveltuu alueelle ja siellä toimiville yrityksille.”
Sagano hyödyntää biofiliaa: nykyistä suunnittelutrendiä, jonka mukaan ihminen pyrkii lähelle luonnon muita elämänmuotoja. Kun toimitiloihin sisällytetään eläviä asioita, luonnollisia kuvioita ja luonnon inspiroimia designelementtejä, työntekijät voivat rentoutua ja tuntea yhteyttä ympäröivään maailmaan. ”Luonnollisten materiaalien, kuten puujulkisivujen, ja puhtaan, kirkkaan valon käyttö luo rauhoittavan ja tuottavan tilan”, Cleary toteaa.
Niin ikään Reguksen designia edustava Bauhaus on puolestaan teollisemman tuntuinen ja suositumpi startup-yritysten ja nuorempien yritysten keskuudessa. ”Bauhaus on tyylikäs ja ei-perinteinen ympäristö, joka sisältää monia erilaisia työtiloja yrityksille, joiden toiminta on taiteellisempaa ja luovempaa”, Cleary selittää. Napolin Brin on loistava käytännön esimerkki Bauhausista: jälkiteollisen tyylinen tila, jossa on paljaita teräputkia ja lasisia portaikkoja.
3. Muista perusasiat
Myös uudet tiedot työntekijöiden hyvinvoinnista vaikuttavat toimitilojen suunnitteluun. Tutkimusten mukaan sinisiä ja vihreitä värejä sisältävissä ympäristöissä työskentely voi parantaa luovuutta, kun taas punainen parantaa suoritustasoa tarkkuutta vaativissa tehtävissä.
Myöskään kalusteita ei jätetä sattuman varaan. Ympäristö, jossa on kaarevia linjoja – kuten pyöreitä pöytiä kokoustilassa tai pöytiä, joissa on pyöristetyt kulmat – yhdistetään positiivisiin tunteisiin, joka avustaa luovuudessa ja tuottavuudessa. ”Riippumatta käytössä olevasta mallista, huomioimme kaikki yksityiskohdat”, Sarti sanoo.
Regus Clarahuus Centre Sveitsin Baselissa pohjautuu Sagano-designiin
4. Jaa tila
Toimipisteen suunnittelun seuraavassa vaiheessa päätetään, miten tila on parasta jakaa niin, että työalueita on oikeassa suhteessa. Genslerin 2016 UK Workplace -tutkimuksessa selvisi, että 67 prosenttia Ison-Britannian työntekijöistä oli väsyneitä kunkin työpäivän jälkeen ympäristöstään johtuen – ja että työntekijät olivat todennäköisemmin innovatiivisia, jos heillä oli käytössään erilaisia työtapoja tukevia tiloja.
Samalla kun täysin avoimet tilat menettävät suosiotaan, toimitiloja muunnetaan sisältämään useampia erilaisia työympäristöjä Activity Based Working (ABW) -mallin mukaisesti sekä enemmän siirtymismahdollisuuksia. ”Menneisyyden toimitilat muistuttavat luokkahuoneita”, Cleary kertoo. ”Muuttumattomuus on korvattu monipuolisella valikoimalla elementtejä, mukaan lukien yksityistoimistot, kokouskopit, yhteispöydät, lukupöydät, pohdintatilat, puhelinkopit ja kokoustilat.”
”Tärkeää on tarjota kaikkia tiloja, joita asiakas voi tarvita. Samalla asiakkaalla voi olla muuttuvia tarpeita eri tiloille eri aikoina. Haasteena on arvioida oikein kunkin elementin tarve, jotta tila ei olisi liian täynnä tai liian vähässä käytössä.”
5. Priorisoi sosiaaliset tilat
Myös ei-työtila on tärkeä huomioida. Monet tutkimukset osoittavat, että kanssakäyminen, kuten luoviksi törmäyksiksikin kutsutut vahinkotapaamiset, parantaa tuottavuutta eikä suinkaan heikennä sitä. Harvard Business Review’n kuvaamassa tapaustutkimuksessa kerrottiin, miten työntekijöille annettiin sosiometrisiä tunnisteita, joilla heidän liikkeitään ja kanssakäymisiään seurattiin. Usean viikon aikana kerätyt tiedot osoittivat, että kun myyntihenkilö keskusteli tiimin muiden jäsenten kanssa 10 prosenttia enemmän, myös tämän myynti kasvoi 10 prosenttia.
Yksinkertainen päätös siitä, mihin kahvikoneet sijoitetaan, voi olla elintärkeä tällaisten kohtaamisten mahdollistamisessa. Siksi kahvila ja sosiaalinen tila ovat jokaisen toimistohotellin sydämessä – Kiinasta Kolumbiaan. ”Haluamme kannustaa ihmisiä keskustelemaan”, Cleary selittää. ”Kahvila on heti sisäänkäynnin yhteydessä, ja se on yhdistetty kaikkiin muihin alueisiin, jotta yksittäiset henkilöt kokevat olevansa paremmin yhteydessä muihin.”
Francis Cleary, Reguksen uusien toimistohotellin käyttöönoton projektipäällikkö, Aasian ja Tyynenmeren alue
6. Luo kohteen tuntua
Viimeisessä vaiheessa tila mukautetaan materiaaleilla, kalusteilla, sisustustekstiileillä ja taiteella. Tässä vaiheessa on paras mahdollisuus antaa kullekin toimistohotellille oma, ainutlaatuinen identiteetti, joka mukailee sen sijaintia. Vuonna 2017 avautuneen, Malesian Penangissa sijaitsevan Menara Boustead -toimistohotellin seiniä koristavat Penangin kartat, ja sen koristeelliset lattialaatat ovat peräisin perinteisistä malesialaisista kotikaupoista. ”Paikallisen arkkitehtuurin hyödyntäminen luo kohteen tuntua”, Cleary kertoo.
”Paikallisten tekijöiden huomiotta jättäminen suunnittelussa olisi virhe”, Sarti toteaa. ”Eri puolilla maailmaa olevat Regus-toimistohotellit voivat käyttää samoja suunnitteluohjeita ja tavoitella tasaista laatutasoa, mutta ne käyttävät paikallisia tuotteita ja ovat kaikkea muuta kuin toistensa näköisiä.”
7. Tarkista, että se toimii
Kaikki työpöytien alla olevista antureista työntekijöiden puettaviin laitteisiin tekee toimistoista yhä yhdistetympiä ja määrittää, miten työpaikkoja suunnitellaan. ”Meillä on valtava määrä tietoa siitä, miten toimistohotellejamme käytetään”, Reguksen tietohallintojohtaja Andre Sharpe kertoo. ”Olemme kuin laboratorio, joka voi monitoroida, miten asiakkaamme käyttävät tuotteitamme ja palveluitamme – ja sitten mukauttaa ja parantaa heidän kokemuksiaan tulosten pohjalta.”
Yksi esimerkki on toimitilan jokaisen osan varaustietojen, jotka saadaan muista kohteista ympäri maailmaa, käyttäminen sen tarkkailuun, miten asiakkaat käyttävät toimistohotellia. ”Voimme nähdä, missä tiloissa on suuri käyttöaste ja mihin aikaan päivästä. Sen avulla voimme ymmärtää, ovatko alueet asiakkaillemme niin hyödyllisiä kuin mahdollista.”
”Tulevaisuudessa yritykset voivat vertailla työntekijöiden liiketietoja suorituskykytietoihin”, Sharpe selittää. ”Tuloksia voidaan käyttää sitten sen analysointiin, miten hyvin tila soveltuu käyttäjille ja miten se vaikuttaa yritykseen.”
Sharpe huomauttaa, että vaikka tietosuoja onkin äärimmäisen tärkeää, ”oikein käytettynä tällaiset palvelut voivat auttaa yrityksiä luomaan räätälöityjä toimitiloja, jotka rohkaisevat parempaan suorituskykyyn ja yhteistyöhön”.
Cleary ja Sarti tietävät myös, miten tärkeää on käyttää tietoja tulevien designratkaisujen tekemiseen – ja mitä mahdollisuuksia se tarjoaa. Cleary toteaa: ”Suunnittelemme yrityksille, mutta samalla myös ihmisille. Jos voimme tarjota työntekijöille heidän haluamansa ominaisuudet, ennen kuin he edes tietävät sitä itse, jokainen osapuoli voittaa.”
Alexander Garrett on brittiläinen freelancetoimittaja, joka kirjoittaa useista eri liiketoiminta-aiheista brittiläisessä lehdistössä
Lisäraportoinnista vastasi Hannah Hudson
Lähteet:
(1) https://www.officegenie.co.uk/workplace-happiness-report
(2) http://pdf.savills.com/documents/What_Workers_Want_2016.pdf
(3) https://www.gensler.com/news/press-releases/uk-workplace-survey-2016-findings
