Toimisto, joka voi kerätä tietoa käyttäjiensä toiminnasta, kuulostaa siltä kuin se olisi George Orwellin Vuonna 1984 -romaanista, mutta todellisuudessa se on paljon vähemmän pelottava – ja paljon käyttökelpoisempi – kuin voisi kuvitella, Reguksen James Mitchell kertoo keskustelussaan Hannah Hudsonin kanssa.
”Yksi joustavien työtilojen suurimmista eduista on niiden joustavuus… mutta mistä tietää, miten paljon tilaa todellisuudessa tarvitsee?”, kysyy James Mitchell, Reguksen liiketoimintaratkaisujen johtaja. ”Ja tiedätkö, miten henkilöstösi todella käyttää tiloja? Tai mitä he haluavat? Eikö olisikin hienoa, jos voisit tietää nämä ja tehdä sen avulla työpaikasta paremman?”
Mitchell on työskennellyt Regukselle jo lähes vuosikymmenen ajan, ja tällä hetkellä hän johtaa yrityksen IT-osaston ratkaisujen suunnittelua. Tähän vastuualueeseen sisältyy sen tutkiminen, miten Regus-toimistohotellien keräämiä tietoja voidaan käyttää yritysten ja niiden työntekijöiden työtilan käyttökokemuksen parantamiseen.
”Tietojen kerääminen on tärkeä osa suunnitteluprosessia, ja se auttaa meitä ymmärtämään paremmin asiakkaidemme tarpeita”, hän kertoo. ”Siinä ei ole kyse kahvikupillisten laskemisesta, vaan laajempien trendien ja toimintamallien tarkastelusta sekä tiedon käyttämisestä yritysten ja työntekijöiden hyväksi.”
Ilmastointi
Yksinkertainen esimerkki on tietoliikennemäärien seuranta. ”Kun mittaamme Internet-yhteyksiemme käyttöasteita, voimme ennustaa, milloin lisäkapasiteetti on tarpeen ottaa käyttöön”, Mitchell selittää. ”Tekemällä niin voimme taata, että kaikki saavat tarvittaessa käyttöönsä parhaan suorituskyvyn voidakseen työskennellä tehokkaasti.”
Tietoa voidaan käyttää myös muuten – esimerkiksi toimitilan mukavuuden parantamiseen. ”Suuri osa vierailijoilta saamastamme palautteesta liittyy ongelmiin huoneiden lämpötilojen suhteen”, Mitchell toteaa. ”Tämän vuoksi kehitämme ohjelmaa, joka hyödyntää anturiteknologiaa lämpötilan seurannan ja raportoinnin tehostamiseksi.”
Mitchell selittää, miten yhtenäinen järjestelmä voisi toimia tulevaisuudessa: ”Kussakin huoneessa olevien keskusjärjestelmään raportoivien lämpötila-anturien avulla voisimme tunnistaa ja korjata ongelmia jo ennen kuin kukaan huomaa niitä.”
James Mitchell, Reguksen liiketoimintaratkaisujen johtaja
Käyttäjäystävällinen
Anturiteknologiaa voidaan hyödyntää myös muilla tavoin. ”Vähittäiskauppa-alan tavoin voisimme käyttää läsnäolotunnistusta ja lämpöseurantaa luodaksemme askelkarttoja, joita voidaan hyödyntää toimitilan pohjaratkaisun optimoinnissa”, Mitchell sanoo.
Eikö anturien sijoittaminen kaikkialle häiritse työntekijöiden yksityisyyttä? ”On tärkeää muistaa, että kaikki kerätyt tiedot anonymisoidaan, ja ne eivät ole milloinkaan henkilökohtaisia”, hän selittää. ”Haluamme vain ymmärtää toimitilaympäristöä paremmin ja keräämme vain siihen tarvitsemiamme tietoja. Tavoitteenamme on tehdä toimistohotellista parempi sitä käyttävillä henkilöille.”
”Ajattele autoasi”, hän jatkaa. ”GPS:n ansiosta auton valmistaja tietää, miten ajat, missä ajat ja lisäksi nopeutesi sekä muita tietoja. Se ei tiedä, että sinä olet kuljettaja, eikä sitä se edes kiinnosta. Se haluaa vain tietää, miten se voi parantaa auton toimintaa, jotta sillä ajaminen olisi turvallisempaa ja mukavampaa.”
Mitchell haluaa painottaa käyttäjien yksityisyyden suojaamisen tärkeyttä erityisesti nyt, kun EU:n uusi tietosuoja-asetus astui voimaan toukokuussa 2018. ”Olemme juuri toteuttaneet suuren ohjelman taataksemme, että Regus noudattaa uusia EU:n tietosuojalakeja”, hän kertoo. ”Ja selvitämme, miten voimme parhaiten soveltaa sitä maailmanlaajuisessa toiminnassamme – ei vain tämän lainsäädännön kattamissa maissa. Yksityisyydensuoja on tärkeä jokaiselle, ja haluamme tehdä paikallisen lainsäädännön noudattamista enemmän.”
Paremmat toimitilat
Mitchellin mukaan tietojen keräämisen lopullisena tuloksena on ylivertainen toimitilaympäristö työskentelyä varten. ”Haluamme ymmärtää, miten ihmiset käyttävät toimistohotellejamme, jotta voimme tarjota heille enemmän haluamaansa ja vähemmän tarpeetonta”, hän sanoo. ”Kun suunnittelemme uusia toimistohotelleja, voimme mukauttaa pohjaratkaisuja sen mukaan, mitä ihmiset todella haluavat – oli se sitten esimerkiksi pöytien määrän vähentämistä tai lounge-tilojen koon kasvattamista.”
”Voimme myös parantaa olemassa olevia toimistohotelleja. Lämpötilan lisäksi voisimme valvoa melutasoja ja valojen kirkkautta – ja hyödyntää niistä saamiamme tietoja käytännössä. Voimme esimerkiksi asentaa akustisia vaimentimia, toistaa valkoista kohinaa tai lisätä valaistusta tietyillä alueilla vastataksemme paremmin asiakkaiden tarpeisiin.”
Tulevaisuudessa tietoja voidaan käyttää jopa kokonaan personoidun työtilan luomiseen kullekin yksittäiselle henkilölle. ”Kuvittele saapuvasi työtilaan, joka on täysin mieltymystesi mukainen”, Mitchell kertoo. ”Huoneen lämpötila on sopiva, valaistus on juuri oikeanlainen, verkko on määritetty käyttöäsi varten ja kaikki yhteistyöskentelytyökalut ovat valmiina käyttöön. Voimme jopa tehdä sinulle kupillisen suosikkikahviasi valmiiksi.”
”Tällaisia käytännön mahdollisuuksia tiedolla on”, hän jatkaa. ”Oikein ja vastuullisesti käytettynä se voi auttaa meitä elämään paremmin.”
Hannah Hudson on Regus magazinen toimittaja
