Tietosuojakäytäntö

Johdanto

Olemme sitoutuneet varmistamaan käsittelemiemme tai hallitsemiemme henkilötietojesi tietoturvan ja suojauksen. Tässä tietosuojakäytännössä ilmoitetaan tietosuojakäytännöistämme liittyen toimintaamme kanssasi verkossa, puhelimitse ja silloin, kun vierailet toimistohotellissa, jossa on kameravalvonta.

Lue tämä tietosuojakäytäntö huolellisesti ja palaa tälle sivulle aika ajoin tarkastaaksesi mahdollisesti tehdyt muutokset. (Voimme muuttaa tietosuojakäytäntöä milloin tahansa julkaisemalla muutetut ehdot tällä verkkosivustolla. Kaikki muutetut ehdot astuvat automaattisesti voimaan julkaistussa tietosuojakäytännössä ilmoitettuna päivänä, ellei toisin ilmoiteta.)

Tietosuojakäytännön kattamat verkkosivustot

Tietosuojakäytäntöä sovelletaan kaikkiin verkkosivustoihimme ja verkkotunnuksiimme, mukaan lukien kaikki alueelliset tai maakohtaiset sivustot (yhdessä ”verkkosivustot”). Verkkosivustoilla voi olla linkkejä kolmansien osapuolten sivustoille käytön helpottamista ja tietojen tarjoamista varten. Linkkien käyttäminen vie sinut pois verkkosivustoiltamme. Emme vastaa muista sivustoista tai niiden tietosuojakäytännöistä, jotka voivat erota omistamme. Tämä tietosuojakäytäntö ei koske henkilötietoja, jotka päätät luovuttaa asiaan liittymättömille kolmansille osapuolille. Emme valvo tai hallitse tällaisten sivustojen keräämiä tietoja tai minkään kolmannen osapuolen tietosuojakäytäntöjä emmekä ole vastuussa kolmansien osapuolten käytännöistä tai niiden sivustojen sisällöstä.

Keräämiemme ja käyttämiemme tietojen tyypit

Tämän tietosuojakäytännön ”henkilötiedoilla” viitataan yksilön tunnistamisen mahdollistaviin tietoihin, jotka kuuluvat lainsäädännön tarjoaman suojan piiriin lainkäyttöalueellasi. Joillakin lainkäyttöalueilla ”henkilötiedot” eivät sisällä yritysyhteystietoja.

Verkkosivustot keräävät tietoja useilla eri menetelmillä ja eri tarkoituksiin seuraavassa mainitun mukaisesti. Jos päätät rekisteröityä jollekin verkkosivustolle saadaksesi meiltä päivityksiä, hallitaksesi tiliäsi ja/tai käyttääksesi itsepalveluportaaliamme, sinua pyydetään antamaan yhteystietosi (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, ainutlaatuinen käyttäjänimi ja salasana). Käytämme tietoja laillisten kaupallisten etujemme nojalla tarjotaksemme sinulle palveluitamme ja/tai ottaaksemme sinuun yhteyttä liittyen sivustollamme tarjoamiimme palveluihin, joihin olet osoittanut kiinnostusta.

Verkkosivustot keräävät vierailustasi automaattisesti teknisiä tietoja (kuten selaimen tyyppi, Internet-palveluntarjoaja, alustan tyyppi, IP-osoitteet, saapumis- ja poistumissivut, käyttöjärjestelmä, päivämäärä-/aikamerkintä). Kokoamme tiedot yhteen verkkosivustojen raportointia varten trendien analysoimiseksi, palvelinongelmien diagnosoimiseksi, verkkosivustojen hallitsemiseksi, käyttäjien liikkeiden ja käyttötapojen seuraamiseksi sekä laajojen demografisten tietojen keräämiseksi. Katso lisätietoa alla olevasta kohdasta ”Evästeet ja muut digitaaliset merkitsimet”.

Voit myös antaa demografisia tietoja (kuten yrityksen tyyppi, koko, sijainnit jne.). Käytämme demografisia tietoja ymmärtääksemme tarpeitasi ja kiinnostuksen kohteitasi sekä tarjotaksemme personoidumman sivustomme käyttökokemuksen. Konserni käyttää tietoja tilaustesi käsittelyyn, promootioihin osallistumisen mahdollistamiseen (markkinointimieltymystesi mukaisesti) ja palveluidemme tarjoamiseen sinulle.

Jos puhumme kanssasi puhelimitse, saatat antaa meille puhelun aikana henkilötietojasi. Tällaiset puhelut voidaan nauhoittaa koulutus- ja laadunvalvontakäyttöön. Sinulle ilmoitetaan puhelun alussa, mikäli puhelu nauhoitetaan. Voit katkaista puhelun, mikäli nauhoittaminen ei sovi sinulle.

Jos vierailet toimistohotellissa, jossa on kameravalvonta, valvontajärjestelmässämme voi olla tallenteita, joissa esiinnyt.

Mitä teemme keräämillämme tiedoilla

Voit tilata tuotteita tai palveluita, pyytää tietoa tai tilata markkinointi- ja tukimateriaalia verkkosivustojen kautta. Pyydämme sinulta tuotteen tai palvelun hankinnan mahdollistamiseksi tiettyjä tietoja, joita käytetään sopimuksen täytäntöön panemiseen. Sinun on toimitettava yhteystietoja (kuten nimi, sähköpostiosoite ja toimitusosoite) ja taloudellisia tietoja (kuten luottokortin numero, laskutusosoite ja viimeinen voimassaolopäivä). Sinulta kerättyjä taloudellisia tietoja käytetään vain tilaamiesi tuotteiden ja palveluiden laskuttamiseen.

Jos keräämme sinulta luottokorttitietoja, käytämme niitä vain maksujen käsittelyyn ja petosten estämiseen. Luottokorttitietoja ja muita arkaluonteisia henkilötietoja ei käytetä konsernissa mihinkään muuhun tarkoitukseen ilman nimenomaista suostumustasi. Emme säilytä luottokorttitietojasi maksun käsittelyn jälkeen, paitsi jos annat meille luvan säilyttää luottokorttitietosi tulevia ostotapahtumia varten.

Sovellettava lainsäädäntö voi edellyttää meitä jakamaan tietoja kolmansille osapuolille. Voimme joutua paljastamaan tietoja esimerkiksi tuomioistuimen määräyksen tai haasteen johdosta. Lisäksi voimme sovellettavan lainsäädännön mukaisesti vapaaehtoisesti luovuttaa tietoja avustaaksemme lainvalvontaviranomaisten tutkinnassa tai silloin, kun tietojen paljastaminen on tarpeen järjestelmiemme, liiketoimintamme tai muiden oikeuksien suojaamiseksi.

Voimme myös käyttää yhteystietojasi lähettääksemme sinulle tietoja muista konsernin tuotteista ja palveluista, kuten kokoustiloista, virtuaalitoimistoista, Workplace recovery -palvelusta, toimistoista, coworking-tiloista ja jäsenyyksistä, mikäli olemme saaneet sinulta suostumuksen sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Jos et halua saada promootioilmoituksia säännöllisesti, voit pyytää meitä päivittämään valintasi (katso alla oleva kohta ”Vaihtoehtosi ja peruuttaminen”).

Sähköinen viestintä

Lähetämme sinulle rekisteröitymisen jälkeen tervetulosähköpostiviestin käyttäjänimesi ja salasanasi vahvistamiseksi. Vastaamme myös kyselyihisi, tarjoamme pyytämiäsi palveluita ja hallitsemme tiliäsi. Viestimme kanssasi sähköpostitse tai puhelimitse ja pyrimme parhaamme mukaan huomioimaan mieltymyksesi.

Ilmoittamiesi markkinointimieltymystesi mukaisesti lähetämme sinulle myös tietoa uusista tuotteista, palveluista, erikoisalennuksista ja promootioista sekä yleistä tietoa. Jos et halua vastaanottaa kyseisiä tietoja, voit peruuttaa tulevat viestit (katso alla oleva kohta ”Vaihtoehtosi ja peruuttaminen”).

Jos haluat tilata uutiskirjeemme, käytämme käyttäjänimeäsi ja sähköpostiosoitettasi uutiskirjeen toimittamiseen. Voit tilata uutiskirjeen rekisteröitymissivullamme. Voit peruuttaa tilauksen milloin tahansa (katso alla oleva kohta ”Vaihtoehtosi ja peruuttaminen”). Tarvittaessa lähetämme sinulle palveluun liittyviä ilmoituksia, jotka eivät ole promootiotarkoituksiin. Jos et halua vastaanottaa niitä, voit poistaa tilisi käytöstä verkkosivustolla.

Huomaa, että emme luovuta sähköpostiosoitettasi liiketoimintakumppaneillemme. Voimme kuitenkin lähettää sinulle tarjouksia liiketoimintakumppaniemme puolesta – katso lisätietoa edellä olevasta kohdasta ”Keräämiemme ja käyttämiemme tietojen tyypit”. Voit estää sähköpostitarjousten vastaanottamisen alla kuvatulla tavalla.

Tietojen jakaminen ja rajat ylittävät siirrot

Olemme tehneet sopimuksia kolmannen osapuolen palveluntarjoajien ja toimittajien kanssa edellä kuvattujen täydellisten tuotteiden, palveluiden ja asiakasratkaisuiden toimittamisesta. Meidän voi olla tarpeen jakaa henkilötietojasi tällaisille kolmansille osapuolille voidaksemme tarjota sinulle pyydettyjä tuotteita, palveluita ja asiakasratkaisuja. Lisäksi meidän voi olla tarpeen jakaa henkilötietojasi konsernimme muille jäsenille tietojen yhdistämistä, tallettamista, yksinkertaistettua asiakastietojen hallintaa, raportointia ja muita sisäisiä käyttötarkoituksia varten (tähän voi sisältyä siirtäminen ETA:n ja Kanadan ulkopuolelle Yhdysvaltoihin ja muihin maihin).

Jaamme henkilötietosi vain näillä tavoin tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Evästeet ja muut digitaaliset merkitsimet

Keräämme automaattisesti tietoa käyttämällä evästeitä ja muita digitaalisia merkitsimiä. Evästeet ja digitaaliset merkitsimet ovat pieniä tietokonetiedostoja, joita voidaan tallentaa tietokoneesi kiintolevylle tai sisällyttää verkkosivuillemme, ja niiden avulla voimme tunnistaa sinut ja seurata sitä, miten käytät verkkosivustoa. Kun esimerkiksi varaat toimiston, käytämme tilauksen aikana evästeitä seuraamaan varauksesi tilaa, kun siirryt eri varausvaiheiden välillä. Voimme käyttää kolmansien osapuolten palveluita henkilötietojen keräämiseen ja käsittelyyn evästeitä ja muita digitaalisia merkitsimiä käyttäen. Voit estää evästeet tietokoneellasi vaihtamalla asetuksia selaimesi asetusvalikosta. Jos estät evästeet, et voi välttämättä käyttää kaikkia verkkosivuston alueita.

Lasten yksityisyydensuoja

Olemme sitoutuneet suojaamaan lasten yksityisyyttä, ja kannustamme vanhempia ja huoltajia osallistumaan aktiivisesti lastensa verkkotoimintaan ja -kiinnostuksenkohteisiin. Emme kerää tietoisesti alle 13-vuotiaiden lasten tietoja, eivätkä alle 13-vuotiaat lapset ole sivustojemme kohdekäyttäjiä.

Vaihtoehtosi ja peruuttaminen

Voit halutessasi vastaanottaa erilaisia tietoja, jotka tukevat tuotteitamme ja palveluitamme. Voit tilata tiettyjä tuote- ja palvelukohtaisia tietoja sekä konsernin laajuista markkinointiviestintää. Tämä viestintä voi sisältää tietoa uusista tuotteista, erikoistarjouksia tai kutsun osallistua markkinatutkimukseen. Jos et enää haluaa vastaanottaa uutiskirjettämme ja/tai promootioviestejä, voit estää niiden vastaanottamisen noudattamalla kunkin uutiskirjeen tai viestin sisältämiä ohjeita, mukaan lukien yhteyden ottaminen meihin osoitteessa crm.suppressions@regus.com

Tietojesi tarkastelu ja tarkkuus sekä muut oikeutesi

Sinulla on joillakin lainkäyttöalueilla, kuten Yhdistyneessä kuningaskunnassa ja Euroopan talousalueella, tietyissä olosuhteissa seuraavat oikeudet: oikeus saada tietoja, oikeus oikaista tietoja, oikeus poistaa tietoja, oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä, oikeus siirtää tietoja ja oikeus vastustaa. Nämä oikeudet voivat olla rajoitettuja esimerkiksi silloin, kun pyyntösi toteuttaminen paljastaisi toisen henkilön henkilötietoja tai rikkoisi muiden yksityisyyden suojaa, tai silloin, jos pyydät meitä poistamaan tietoja, jotka meidän on säilytettävä, koska laki niin vaatii tai koska meillä on siihen pakottava perusteltu syy. Jos haluat harjoittaa mitä tahansa näistä oikeuksista, ota yhteyttä: gdpr@regus.com. Jos sinulla on ratkaisemattomia ongelmia, sinulla on oikeus tehdä valitus asuinpaikkasi, työpaikkasi sijainnin tai paikan, jossa uskot rikkomuksen tapahtuneen, tietojen suojelusta vastaavalle valvontaviranomaiselle.

Tietojen suojaaminen

Emme takaa palvelintemme turvallisuutta tai sitä, että verkkosivuston kautta toimittamiasi tietoja ei kaapata, kun niitä lähetetään internetin välityksellä. Noudatamme yleisesti hyväksyttyjä alan standardeja suojataksemme meille toimitetut henkilötiedot sekä lähettämisen aikana että vastaanottamisen jälkeen. Kun syötät arkaluontoisia tietoja (kuten luottokorttitietoja) rekisteröintilomakkeeseemme tai muihin lomakkeisiimme, salaamme tiedot käyttämällä SSL-tietoturvatekniikkaa (Secure Socket Layer). Kun käsittelemme henkilötietoja markkinointitarkoituksiin tai suostumuksellasi, käsittelemme tietoja, kunnes pyydät meitä lopettamaan, ja lyhyen aikaa sen jälkeen (jotta voimme toteuttaa pyyntösi). Säilytämme myös pysyvästi tiedon siitä, että olet pyytänyt meitä olemaan lähettämättä suoramarkkinointimateriaalia tai olemaan käsittelemättä tietojasi, jotta voimme kunnioittaa pyyntöäsi tulevaisuudessa. Kun käsittelemme henkilötietoja sopimuksen toteuttamiseen tai palvelun tarjoamiseen liittyen tai kilpailun vuoksi, säilytämme tietoja kuuden vuoden ajan (paitsi taloudellisia tietoja, joita säilytämme 10 vuoden ajan) viimeisestä kanssakäymisestämme. Säilytämme puhelu- ja valvontakameratallenteita suhteellisen lyhyen ajan käytössämme kulloinkin olevista sisäisistä vaatimustenmukaisuusmenettelyistä riippuen.

Liiketoiminnan siirtyminen

Mikäli liiketoimintamme siirtyy esimerkiksi yhteensulautumisen, toisen yrityksen tekemän yritysoston tai omaisuutemme osittaisen tai kokonaan myymisen seurauksena, henkilötietosi kuuluvat todennäköisesti siirrettävään omaisuuteen.

Käyttöehdot

Jos päätät vierailla verkkosivustoillamme, vierailusi ja kaikki tietosuojakiistat kuuluvat tämän tietosuojakäytännön ja käyttöehtojemme piiriin, mukaan lukien takuun vastuuvapauslausekkeet, korvausvastuun rajoitukset ja kiistojen sovittelu. Jos sinulla on kysyttävää siitä, miten käytämme henkilötietojasi, lähetä sähköpostia osoitteeseen gdpr@regus.com